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Compartir archivos online: ¿Cómo enviarlos cuando son muy grandes?

Compartir archivos online

Cada vez es más frecuente la necesidad de compartir archivos online con contactos fuera de la Organización. Normalmente se envían a través del correo electrónico como adjuntos, pero el problema aparece cuando uno o varios de ellos son muy grandes o pesados. Por suerte existen múltiples soluciones al respecto, pero antes veamos algunas claves para tener en cuenta:

 

  • Siempre compacta los archivos a través de una herramienta de compresión como ser WinZip, WinRAR, 7-Zip, etc.

 

  • Si el archivo ocupa más de 1000 GB y/o la urgencia lo amerita, probablemente sea conveniente utilizar un medio físico como un pendrive o disco externo y enviarlo a través de un Courier, como ser una empresa de servicio de mensajería (que se trasladen en bicicleta o moto), un servicio de traslado de pasajeros (taxímetros o remises) o un servicio de encomiendas (correo, ómnibus de media distancia, etc.). No olvide, por seguridad, encriptar su contenido.

 

  • Utiliza tu espacio en el hosting web de tu empresa. Esto es muy OldSchool (vieja escuela) pero no por eso menos efectivo. De este modo puedes a través de una aplicación FTP (Filezilla, WinSCP,  FreeFTP, Transmit, etc.) subir el archivo a tu hosting y enviarle a tu contacto el enlace al mismo. Incluso puedes hablar con tu soporte web para indicarle que genere un usuario y contraseña de acceso y asegurarte así que solo con quienes compartas las credenciales puedan acceder a descargarlo.

 

SERVICIOS MAS POPULARES

 

Cuando usa el servicio de correo de Google (Gmail) puede adjuntar hasta 25 MB, para un envío de mayor tamaño Google aporta el servicio de Drive. El tamaño máximo del archivo o carpeta que puede compartir es de 10 GB y la capacidad de almacenamiento gratuito es de 15 GB. Para compartir compartir archivos online de manera múltiple conviene colocarlos todos dentro de una misma carpeta. También puede hacerlo manteniendo presionada la tecla SHIFT mientras hace clic sobre cada uno de ellos. Luego hay que definir los destinatarios y el nivel de acceso (si podrá solo verlo, editarlo o comentarlo). Son 100 personas es el límite de quienes pueden editar o comentar en simultáneo y puede compartirlo con hasta 200 personas o grupos. Si necesita un mayor alcance debe utilizar el servicio de Google Group.

 

We transfer

Si busca una forma realmente simple de compartir archivos WeTransfer es la solución ideal. Con una interfaz simple y directa a través de unos pocos clics ya estará enviando archivos. Los mismos estarán disponibles para ser descargados durante 7 días. El modo gratuito permite enviar hasta 2 GB o pagar la suscripción Plus que permite enviar hasta 20 GB y brinda 100 GB de almacenamiento. También permite establecer contraseñas de descarga para aumentar la seguridad de la transferencia.

 

OnedriveEs la respuesta de los muchachos de Redmond a nuestra necesidad de compartir archivos online. Este servicio permite compartir para visualizar o editar el/los documentos. Al igual que otros sistemas se puede compartir por enlace o por email. El almacenamiento gratuito es de 5 GB, pagando puede ampliarlo hasta 50 GB, cambiando a un plan Office 365 puede adquirir 1 TB. El tamaño máximo de un archivo a subir es de 10 GB. Microsoft también ofrece OneDrive for Business que consta de 2 planes o escalar a Office 365 Business para mayores ventajas. En sus versiones for Business cuenta con 1 TB de capacidad de almacenamiento por usuario en su Plan 1 y de 25 GB por usuario en el Plan 2 previo contacto con el soporte de Microsoft. El tamaño de los archivos a subir es de hasta 15 GB y posee sistemas avanzados de prevención ante la pérdida de datos entre otras muchas cualidades.

 

DropboxLos archivos a cargar pueden ser de hasta 50 GB de tamaño, pero su versión gratuita limita el espacio de almacenamiento a 2 GB, por lo tanto ese será el límite de tamaño para un archivo. Puede acceder desde el navegador, desde la aplicación de escritorio o través de la app para celulares. Las versiones pagas amplían el espacio de almacenamiento y brindan herramientas para control de versión, eliminación remota y contraseñas de descargas, además de recuperación de archivos de hasta 120 días en el historial. Las versiones pagas soportan hasta 2 TB de almacenamiento. También cuenta con una versión Business que parte de los 3 TB hasta el tamaño que necesites, es decir sin límites. Estas versiones cuentan además con roles de usuario para distintos niveles de acceso y estadísticas de uso.

 

HightailSe hizo famoso con YOU SEND IT, pero cambió su nombre a HighTail. Existe en 4 versiones, Lite o Free, Pro, Teams y Business. En la versión gratuita puede enviar archivos de hasta 100 MB que estarán disponibles hasta 7 días. La capacidad de almacenamiento es de 2 GB. Soporta sincronización con otros prestadores como ser Dropbox, Google Drive y Onedrive. Las versiones pagas permiten hasta 100 GB de envío en un solo archivo, la disponibilidad de descarga es configurable, el almacenamiento es ilimitado, soportan rastreo de envió, protección por contraseña, control de versiones, integración con Photoshop e Illustrator, permisos de acceso, etc.

 

Firefox SendEn Mozilla han decidido cubrir también este tipo de servicio a través de esta aplicación que permite compartir archivos online de hasta 1 GB en forma anónima (es decir sin necesidad de darse de alta como usuario) y soporta hasta 2,5 GB (previa registración). Los envíos son encriptados de extremo a extremo (end-to-end encryption) evitando que espías potenciales puedan descifrar el mensaje enviado. Este es el aspecto fundamental desde el cual esta desarrollado y en los productos de la competencia esta cualidad está disponible solo en las versiones pagas.

 

OTRAS ALTERNATIVAS

 

Como habrán supuesto, muchas de estas alternativas son parte de un servicio mayor como el almacenamiento en nube que brindan Microsoft OneDrive, Google Drive y Dropbox. Prácticamente todos los servicios de almacenamiento en nube (cloud storage) brindan la posibilidad de compartir uno o más archivos a través de un enlace o correo electrónico, como ser: Box, SugarSync, Sync, Dracoon, Resilio, MediaFire, Send Anywhere y hasta Adobe cuenta su aplicación Send & Track pero no tiene versión gratuita y no permite el envió de archivos comprimidos, sin embargo su sistema de rastreo nos indica hasta cuando el archivo es descargado y si fue además abierto.

Para la elección de ellos recomendamos tener en cuenta si el servicio tiene aplicación para su sistema operativo (Windows, MacOSx, Linux, etc), si posee una app para trabajar desde su celular o Tablet, si se puede acceder desde cualquier navegador y si es necesario que el destinatario también posea el mismo producto. De cualquier manera, el mercado es lo suficientemente amplio como para encontrar la solución ideal, solo es cuestión de animarse a probar entre tanta oferta.

 

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